Planning entrepreneur
Journal de Coach Ton Projet,  Management

Entrepreneur : mettre en place un planning professionnel

Savoir planifier un minimum sa journée et sa semaine, peut facilement devenir un petit casse-tête pour les entrepreneurs•es. Cet aspect peut rapidement devenir un frein : peur d’être débordé, syndrome de l’imposteur, peur de ne plus avoir le temps pour ses proches, son chat et sa plante verte préférée… Bref, un ensemble d’appréhensions sur la journée type d’une personne qui lance sa propre activité professionnelle. C’est pour cette raison que je vous propose un petit aperçu d’une organisation type !

La première étape est de mettre en place des horaires et donc de ventiler son temps de travail pour s’adapter au mieux à son environnement personnel. Attention, il faut également prendre en compte les attentes de ses clients et prospects en terme de disponibilité.

Mettre en place un planning professionnel en définissant les horaires

Une petite explication s’impose ! Avez-vous déjà eu quelques difficultés avec votre banque en raison des horaires d’ouvertures ? Le classique « du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h00 » ne vous a-t-il jamais fait sourire, car il s’agit des mêmes horaires que vous, pendant lesquels vous êtes bien entendu indisponible ?

Là c’est exactement la même chose. Vous souhaitez monter votre boîte, tout en continuant d’entretenir une vie personnelle enrichissante. C’est tout à fait normal. Les activités sportives, le bénévolat, les sorties avec les amis sont des temps précieux. Il ne faut donc pas tout sacrifier. De l’autre côté, vous savez qu’il faudra être patient et s’adapter pour sortir du lot et développer une activité pérenne. Alors, comment faire ?

Tout d’abord, identifier les moments clef de la journée (et de la semaine) sur lesquels aucune négociation est possible. Par exemple, déposer son enfant à l’école le matin, continuer le crossfit, conserver une journée par mois pour l’association dans laquelle vous faites du bénévolat. Une fois que ces temps sont identifiés, vous les considérez comme des moments « protégés ». Ces activités, vous les aviez avant en étant salarié et vous pouvez donc très facilement les inclure dans votre nouvelle vie.

Ne pas oublier avec avec qui vous allez travailler

Ensuite, découvrir les besoins de son public cible. Pour ce faire, rien de tel qu’un bon vieux questionnaire lors de la prospection ou de la construction de son offre. Connaître les disponibilités de ses clients, en dehors des périodes de rushes de la journée par exemple, va faciliter la prise de contact et le suivi du projet. On a maintenant défini la période de travail la plus importante de la semaine. Si vos clients sont fermés le lundi et ouvrent généralement à partir de 10h. Vous allez perdre pas mal de monde en conservant des horaires de bureau de type 8h-17h, du lundi au vendredi. Par exemple, si votre activité est le coaching auprès de particulier (qui ont un CDI avec horaires de bureau), il sera plus facile de proposer des horaires de proposer des rendez-vous du mardi au samedi, avec des créneaux disponibles après 17h30. Vous pouvez compenser ces horaires décalés en débutant votre journée à 10h30, ce qui peut vous permettre de passer à l’école le matin ou d’aller au crossfit. Tout est une question de flexibilité.

Beaucoup de possibilités s’offrent à vous. Sur une vision mensuelle, vous pouvez aussi décider de réserver une journée entière à la partie administrative. Par exemple, le premier jeudi du mois, traiter toutes les factures, la comptabilité de votre activité. Ce sera aussi l’occasion de faire le point sans être pressé par le prochain rendez-vous. Conserver un bon rythme de travail, sans s’épuiser dans un premier temps et savoir s’aménager des temps de repos, peut être comparé à un entraînement sportif. La progression se fait principalement dans la régularité. Il faut durer dans le temps et rester réactif. C’est un marathon et non un sprint, ne l’oubliez pas ! Et si un imprévu se profile à l’horizon, pas de panique. Vous savez où vous en êtes de votre planning professionnel et quoi faire pour prendre le temps de surmonter l’obstacle !

S’équiper des bons outils pour son planning

Très important ! Savoir utiliser les bons outils, c’est avant tout un gain de temps. Avec un minimum de méthode, l’organisation de vos temps de travail n’aura plus aucun secret pour vous…

  • Google Agenda : très simple d’utilisation. Un agenda de ce type vous permet d’avoir vos rendez-vous synchronisés directement sur votre PC, tablette et smartphone. Même si on peut avoir un petit faible pour le semainier papier, ce dernier ne sonne pas ! Et oui, bien paramétrer les rappels automatiques vous sauvent la vie. De plus, on a beaucoup plus de chance d’oublier son agenda que son téléphone.
  • Gmail : en dehors de votre adresse personnelle, Gmail vous offre la possibilité de recevoir vos mails professionnels liés à votre nom de domaine.
  • Google Drive ou Dropbox : idéal pour le partage de document, le stockage et bien entendu facilite le travail nomade. On peut ainsi travailler sur ses projets en cours d’où on veut. Dès qu’un projet est clôturé, on a plus qu’à charger les archives sur un disque dur pour éviter de payer un abonnement et le tour est joué !
  • Trello : en solo ou en équipe, il s’agit tout simplement d’un système de tâches et d’assignations qui peuvent être synchronisés avec Google Agenda. Idéal quand a l’habitude de crouler sous les post-its.
  • Un carnet de notes : pas très moderne mais terriblement efficace. La prise de note rapide permet de ne perdre aucune idée qui pourrait venir au détour d’une balade ou à la sortie de la salle de sport.
  • Un tableau blanc : un peu plus scolaire mais une fois installé, on ne peut plus s’en passer. Faire des schémas, des prototypes de logo, avec un pense-bête d’un mètre, c’est un très bon outil de base.
  • Penser à la facturation avec un Tiime AE ou Facturation Pro

Pour la suite, c’est essentiellement une question de timing, en particulier pour de la prestation de service. Savoir déterminer un temps à chaque action/mission est quelque chose qui vient généralement avec l’expérience. En attendant, vous avez toutes les clefs en main pour mettre en place un planning professionnel et avoir une organisation en béton !

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